Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử, thuế và thủ tục pháp lý mới cho cửa hàng bán lẻ

Thị trường bán lẻ Việt Nam đang chứng kiến những thay đổi đáng kể về quy định pháp lý, đặc biệt là liên quan đến hóa đơn điện tử và thủ tục thuế. Kể từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mở rộng đáng kể phạm vi bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.

Chuyện gì đang xảy ra?

Theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2026, các hộ kinh doanh cá thể có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng (như ô tô, xe máy) sẽ bắt buộc phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế . Quy định này nhằm tăng cường tính minh bạch trong quản lý thuế và chống thất thu. Đáng chú ý, các quy định mới này thay thế các văn bản pháp lý cũ như Thông tư 78/2021 và Thông tư 40/2021 bằng các thông tư mới như Thông tư 32/2025/TT-BTC và Thông tư 18/2026/TT-BTC, đánh dấu sự chuyển đổi toàn diện từ cơ chế quản lý thuế khoán sang kê khai .

Song song đó, Luật Quản lý thuế 2025 và các nghị định liên quan (như Nghị định 68/2026/NĐ-CP) cũng đang định hình lại cách thức quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Theo đó, từ năm 2026, việc áp dụng thuế khoán sẽ dần bị loại bỏ, thay vào đó là phương pháp kê khai thuế theo doanh thu thực tế. Điều này có nghĩa là HĐĐT trở thành bằng chứng cốt lõi để xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế . Ngoài ra, các sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán sẽ có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho người bán đối với các giao dịch phát sinh, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục cho hộ kinh doanh .

Bên cạnh đó, Bộ Công Thương đã ban hành Kế hoạch hành động thực hiện Chiến lược phát triển thị trường bán lẻ Việt Nam đến năm 2030, tầm nhìn 2050, nhấn mạnh việc tăng cường quản lý các giao dịch hàng hóa thông qua nền tảng thương mại điện tử và hỗ trợ nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam .

Vì sao điều này quan trọng?

Việc siết chặt các quy định về hóa đơn, chứng từ và thuế có tác động sâu sắc đến toàn bộ thị trường bán lẻ. Đối với các nhà phân phối và điểm bán lẻ, đặc biệt là các cửa hàng tạp hóa và siêu thị mini (kênh GT), việc tuân thủ các quy định mới là yêu cầu bắt buộc để hoạt động hợp pháp. Sự thay đổi này đòi hỏi các chủ cửa hàng phải chủ động cập nhật kiến thức, trang bị công cụ cần thiết và điều chỉnh quy trình kinh doanh để đáp ứng yêu cầu về HĐĐT và kê khai thuế. Nếu không tuân thủ, các hộ kinh doanh có thể đối mặt với nguy cơ bị xử phạt nặng, thậm chí là đóng cửa .

Đối với người tiêu dùng, việc áp dụng HĐĐT một cách rộng rãi hơn có thể mang lại sự minh bạch và an tâm hơn trong các giao dịch mua sắm. Tuy nhiên, chi phí tuân thủ tăng lên có thể ảnh hưởng đến giá cả hàng hóa, đặc biệt là đối với các mặt hàng thiết yếu. Về phía các thương hiệu, đặc biệt là các thương hiệu nhỏ, việc này có thể tạo ra một sân chơi công bằng hơn, nơi tất cả các đơn vị kinh doanh đều phải tuân thủ các quy định chung, thay vì cạnh tranh với các hoạt động kinh doanh không chính thức hoặc trốn thuế.

Ảnh hưởng đến kênh GT/MT như thế nào?

Kênh phân phối truyền thống (GT) bao gồm các cửa hàng tạp hóa, tiệm tạp hóa, siêu thị mini sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp và rõ rệt nhất. Việc bắt buộc sử dụng HĐĐT đòi hỏi các chủ cửa hàng này phải đầu tư vào công nghệ (phần mềm HĐĐT, máy tính tiền kết nối) và có kiến thức về quy trình xuất, lưu trữ hóa đơn. Các cửa hàng có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc, nhưng vẫn được khuyến khích sử dụng để minh bạch hóa hoạt động kinh doanh .

Các nhà phân phối cũng cần rà soát lại danh sách khách hàng của mình, đảm bảo rằng các điểm bán lẻ mà họ cung cấp hàng hóa đều đang tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn. Điều này có thể dẫn đến việc loại bỏ các điểm bán không đủ điều kiện hoặc yêu cầu họ hoàn thiện thủ tục pháp lý. Đối với các chuỗi bán lẻ hiện đại (kênh MT), việc áp dụng HĐĐT đã khá phổ biến, tuy nhiên, các quy định mới vẫn có thể yêu cầu cập nhật phần mềm hoặc quy trình để đảm bảo tuân thủ hoàn toàn.

Một số nhóm ngành hàng, đặc biệt là các mặt hàng có giá trị cao hoặc các dịch vụ đi kèm, sẽ cần chú trọng hơn đến việc xuất hóa đơn chính xác và kịp thời. Các quy định mới cũng có thể tạo ra một rào cản gia nhập thị trường cao hơn cho các nhà bán lẻ nhỏ lẻ không chính thức, qua đó thúc đẩy sự phát triển của thương mại hiện đại và các chuỗi bán lẻ quy mô lớn .

LYHU góc nhìn thực chiến

Tại LYHU, chúng tôi nhận thấy rằng việc tuân thủ các quy định pháp lý, đặc biệt là về hóa đơn điện tử và thuế, là yếu tố sống còn đối với sự phát triển bền vững của các điểm bán lẻ và nhà phân phối. Thay vì xem đây là gánh nặng, hãy xem đây là cơ hội để "chuyên nghiệp hóa" hoạt động kinh doanh.

Đối với các điểm bán lẻ (chủ tạp hóa, siêu thị mini):

• Nâng cấp công nghệ: Đầu tư vào các giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền có khả năng xuất HĐĐT. Nhiều nhà cung cấp hiện nay có các gói giải pháp phù hợp với quy mô của hộ kinh doanh với chi phí hợp lý.
• Nắm vững quy định: Tìm hiểu kỹ các ngưỡng doanh thu bắt buộc sử dụng HĐĐT và các trường hợp được miễn trừ. Đảm bảo các giao dịch đều có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Chuẩn bị dữ liệu: Lưu trữ hóa đơn, chứng từ một cách khoa học, dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
• Tìm kiếm sự hỗ trợ: Liên hệ với các đơn vị tư vấn thuế hoặc các nền tảng phân phối uy tín như LYHU để được hướng dẫn và hỗ trợ các thủ tục cần thiết.

Đối với Nhà phân phối:

• Hỗ trợ điểm bán: Cung cấp thông tin, tài liệu và các chương trình hỗ trợ (nếu có) để các điểm bán thuộc hệ thống của mình có thể tiếp cận và tuân thủ các quy định mới về HĐĐT và thuế.
• Rà soát đối tác: Đảm bảo các điểm bán lẻ đối tác tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro liên đới.
• Tối ưu hóa quy trình: Tích hợp các giải pháp công nghệ để quản lý đơn hàng và hóa đơn hiệu quả hơn.

Cơ hội cho các thương hiệu nhỏ:

• Tạo lợi thế cạnh tranh: Các thương hiệu có thể nhấn mạnh việc tuân thủ pháp luật, cung cấp hóa đơn đầy đủ như một điểm cộng về sự minh bạch và chuyên nghiệp, thu hút các đối tác bán lẻ có ý thức tuân thủ.
• Đơn giản hóa thủ tục: Hợp tác với các nhà phân phối và điểm bán đã chuẩn bị sẵn sàng về mặt pháp lý sẽ giúp quá trình đưa hàng vào kênh phân phối diễn ra thuận lợi hơn.

Gợi ý hành động

Để thích ứng với những thay đổi pháp lý mới và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, các nhà bán lẻ và nhà phân phối nên tập trung vào các hành động sau:

1. Ưu tiên các nhóm hàng có biên lợi nhuận tốt và nhu cầu ổn định: Trong bối cảnh các chi phí tuân thủ pháp lý có thể tăng, việc tập trung vào các mặt hàng mang lại lợi nhuận cao và có nhu cầu thị trường ổn định sẽ giúp bù đắp chi phí và duy trì dòng tiền.
2. Chủ động tìm hiểu và áp dụng các giải pháp HĐĐT phù hợp: Đừng chờ đợi đến khi bị yêu cầu hoặc bị xử phạt. Hãy chủ động tìm hiểu các phần mềm HĐĐT, các giải pháp máy tính tiền kết nối, và tham gia các buổi tập huấn, hội thảo về HĐĐT để nắm vững quy trình.
3. Xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ với nhà cung cấp và nền tảng phân phối: Hợp tác với các nhà cung cấp và nền tảng như LYHU sẽ giúp bạn cập nhật thông tin kịp thời, nhận được sự hỗ trợ về pháp lý, công nghệ và các chương trình khuyến mãi, giúp giảm thiểu gánh nặng chi phí và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.