Cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử, thuế và thủ tục pháp lý cho cửa hàng bán lẻ

Chuyện gì đang xảy ra?

Vừa qua, ngày 30 tháng 06 năm 2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Các văn bản này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, tập trung vào các quy định mới về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Theo đó, các quy định này có nhiều điểm mới quan trọng, bao gồm việc làm rõ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, thời điểm lập hóa đơn, nội dung hóa đơn, cũng như các thủ tục đăng ký, thay đổi, tạm ngừng và xử lý hóa đơn điện tử. Đặc biệt, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã sửa đổi định nghĩa về “sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ”, không còn bao gồm trường hợp “hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định”. Điều này cho thấy nỗ lực của cơ quan quản lý nhằm hoàn thiện cơ chế quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, tạo thuận lợi hơn cho người nộp thuế nhưng đồng thời cũng tăng cường tính minh bạch và hiệu quả quản lý thuế. Cục Thuế đã nhanh chóng ban hành Công văn số 4831/CT-CS vào ngày 15/07/2026 để chỉ đạo các đơn vị trong ngành khẩn trương tuyên truyền, phổ biến các quy định mới này đến công chức thuế và người nộp thuế. Bên cạnh đó, từ ngày 01/01/2026, theo Luật Quản lý thuế 2025, các quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được hoàn thiện, với những thay đổi liên quan đến cách lập, truyền nhận và quản lý dữ liệu. Cụ thể, hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối, truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP. Các quy định này cũng song hành với việc điều chỉnh thuế suất thuế GTGT, với 04 mức thuế suất được áp dụng trong năm 2026 là 0%, 5%, 8% và 10%, trong đó có chính sách giảm 2% thuế GTGT cho một số nhóm hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 10% đến hết ngày 31/12/2026.

Vì sao điều này quan trọng?

Những thay đổi về hóa đơn điện tử và quy định thuế có tác động sâu sắc đến toàn bộ hệ sinh thái bán lẻ. Đối với các nhà phân phối, việc đảm bảo các điểm bán lẻ tuân thủ quy định về hóa đơn là yếu tố then chốt để duy trì sự minh bạch trong chuỗi cung ứng và tránh các rủi ro pháp lý. Chủ cửa hàng tạp hóa, chủ siêu thị mini và các điểm bán lẻ truyền thống (GT) sẽ phải đối mặt với yêu cầu ngày càng cao về việc quản lý và xuất hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ đòi hỏi sự đầu tư vào công nghệ mà còn cả sự thay đổi trong quy trình vận hành và tư duy quản lý. Người tiêu dùng cũng sẽ được hưởng lợi từ việc hóa đơn điện tử giúp tăng cường tính minh bạch, dễ dàng tra cứu và bảo vệ quyền lợi của mình tốt hơn.

Ảnh hưởng đến kênh GT/MT như thế nào?

Kênh GT (General Trade - kênh truyền thống), bao gồm các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ nhất. Việc áp dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, có thể là một thách thức đối với các điểm bán lẻ nhỏ, thiếu vốn đầu tư công nghệ. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để họ chuẩn hóa hoạt động, nâng cao uy tín với nhà cung cấp và khách hàng. Các thương hiệu nhỏ hoặc các nhà sản xuất quy mô nhỏ, vốn thường tập trung vào kênh GT, cần đảm bảo rằng các đối tác phân phối và điểm bán lẻ của mình tuân thủ quy định để tránh gián đoạn chuỗi cung ứng. Ngược lại, các chuỗi bán lẻ hiện đại (MT - Modern Trade) và các siêu thị mini quy mô lớn hơn có thể có lợi thế hơn trong việc thích ứng nhanh chóng với các quy định mới này nhờ vào nền tảng công nghệ sẵn có. Họ có thể tận dụng sự minh bạch thông tin để quản lý tồn kho, doanh thu và tối ưu hóa hoạt động hiệu quả hơn. Việc này cũng có thể tạo ra sự cạnh tranh không cân sức, khi các điểm bán lẻ truyền thống gặp khó khăn trong việc tuân thủ trong khi các chuỗi lớn lại dễ dàng thích ứng.

LYHU góc nhìn thực chiến

Tại LYHU, chúng tôi nhận thấy rõ những thay đổi này đang định hình lại cách thức hoạt động của thị trường bán lẻ. Để hỗ trợ tốt nhất cho các đối tác, đặc biệt là các điểm bán lẻ truyền thống, LYHU khuyến nghị:

• Đối với điểm bán lẻ (cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini): Cần chủ động tìm hiểu và trang bị các giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô và khả năng tài chính. Các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc các giải pháp đơn giản, dễ sử dụng sẽ là lựa chọn tối ưu. Việc này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng, theo dõi doanh thu và tồn kho chính xác hơn.
• Đối với nhà phân phối: Cần có chiến lược hỗ trợ các điểm bán lẻ của mình trong việc tiếp cận và áp dụng hóa đơn điện tử. Có thể bao gồm việc cung cấp thông tin, đào tạo hoặc thậm chí là hợp tác với các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để mang lại các gói ưu đãi cho đối tác. Đảm bảo chuỗi cung ứng tuân thủ quy định về hóa đơn sẽ giúp giảm thiểu rủi ro cho toàn bộ hệ thống.
• Đối với thương hiệu nhỏ: Đây là thời điểm để xem xét lại các kênh phân phối và đối tác bán lẻ. Việc hợp tác với các nhà phân phối và điểm bán lẻ có khả năng tuân thủ tốt các quy định mới sẽ giúp thương hiệu xây dựng được uy tín và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững.

Gợi ý hành động

Để thích ứng và phát triển trong bối cảnh mới, các nhà bán lẻ và nhà phân phối cần tập trung vào các hành động cụ thể sau:

1. Ưu tiên lựa chọn và triển khai các giải pháp hóa đơn điện tử có khả năng tích hợp với hệ thống bán hàng hiện có, đặc biệt là các giải pháp cho phép xuất hóa đơn từ máy tính tiền hoặc các thiết bị bán hàng di động, đảm bảo tính năng động và phù hợp với quy trình bán lẻ truyền thống.

2. Nâng cao năng lực quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật bằng cách tham gia các buổi tập huấn, hội thảo về chính sách thuế và hóa đơn điện tử. Đồng thời, xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng về việc lập, lưu trữ và báo cáo hóa đơn điện tử, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

3. Tăng cường hợp tác và trao đổi thông tin với các đối tác trong chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất, nhà phân phối đến các điểm bán lẻ, nhằm chia sẻ kinh nghiệm, giải pháp và cùng nhau vượt qua những thách thức trong việc tuân thủ các quy định pháp lý mới.