Khách quen xin nợ thêm, sổ cũ chưa trả: nói sao cho khỏi mất lòng?

“Ghi thêm cho anh nhé, cuối tuần anh gửi cả thể.”

Khách quen nói vậy, nhiều chủ tiệm lại gật đầu cho xong. Đến lúc phải trả tiền hàng mới nhớ: khoản cũ vẫn chưa về.

GIỮ KHÁCH, NHƯNG CŨNG PHẢI GIỮ TIỀN XOAY
Chưa cần nói nặng. Trước hết, nói rõ khoản cũ bao nhiêu, hẹn trả lúc nào và hôm nay mình có cho ghi thêm được không.

Khoan trả lời “được”, nhìn lại 3 việc

① XEM SỔ
Còn bao nhiêu? Đã tới ngày hẹn chưa?
↓
② HỎI LẠI
Khách xác nhận đúng khoản đó không?
↓
③ CHỐT RÕ
Ngày trả khoản cũ + cách thanh toán lần mua này

Chưa tới ngày hẹn thì đừng nói như khách đã trễ. Nếu sổ hai bên khác nhau, đối chiếu món và ngày mua trước, khoan cộng thêm khoản mới.

3 cách nói, chọn câu hợp tình huống

KHÁCH THƯỜNG TRẢ ĐÚNG HẸN
Nhắc nhẹ khoản đang có. Nếu vẫn cho ghi trong mức đã thống nhất, ghi rõ tổng mới và ngày trả. Đừng vì ngại mà bỏ trống ngày.

Chủ tiệm có thể nói:
“Khoản trước mình hẹn thứ Sáu anh nhé. Nếu ghi thêm hôm nay thì em cộng lại, hai bên chốt rõ tổng và ngày trả cho dễ nhớ.”

KHOẢN CŨ ĐÃ QUA NGÀY HẸN
Nói riêng, nhắc đúng khoản còn thiếu. Nếu chưa tiện cho ghi thêm, nói thẳng giới hạn của tiệm; lần mua mới có thể thanh toán ngay.

Một câu mềm mà rõ:
“Khoản cũ qua ngày mình hẹn rồi anh ạ. Em đang cần tiền nhập hàng nên hôm nay em chưa ghi thêm được. Mình chốt giúp em ngày trả khoản cũ, còn món hôm nay anh thanh toán luôn nhé.”

KHÁCH BẢO ĐANG KẸT TIỀN
Hỏi khách thu xếp được phần nào, ngày nào. Nếu hai bên đồng ý chia đợt thì ghi từng đợt. Chưa có ngày cụ thể, đừng tự hiểu là cuối tuần chắc sẽ có tiền.

Có thể hỏi lại:
“Anh xem thu xếp được bao nhiêu trước, vào ngày nào? Mình ghi rõ phần đó, phần còn lại hẹn riêng để cả hai cùng theo được nhé.”

Câu nào nên bớt, câu nào nên thay?

ĐỪNG: “Anh toàn hẹn suông!”
THỬ: “Lần trước mình hẹn thứ Sáu, hôm nay em vẫn chưa nhận được. Anh xác nhận lại giúp em ngày thu xếp nhé.”

ĐỪNG: “Thôi cứ lấy đi, lúc nào trả cũng được.”
THỬ: “Hôm nay em chưa ghi thêm được. Anh lấy món nào thanh toán món đó giúp em nhé.”

Nhắc riêng tại quầy lúc vắng hoặc nhắn riêng. Đừng đưa sổ nợ, số điện thoại hay chuyện tiền của khách lên nhóm để gây áp lực.

Chốt xong, ghi một dòng là đủ nhớ

MẪU GHI NHANH
Tên khách → Khoản hai bên đã xác nhận → Số đã trả → Số còn lại → Ngày hẹn tiếp
Mỗi lần nhận tiền, cập nhật ngay và xác nhận lại với khách.

Với đại lý, nhà phân phối cũng vậy: đối chiếu theo đơn và phiếu giao. Nếu đã có thỏa thuận thanh toán, giao hàng thì xem lại trước khi thay đổi cách bán.

Khách quen đáng quý. Nói rõ ngay từ đầu sẽ đỡ khó xử hơn để khoản cũ chồng khoản mới.