Đổi ca ở tiệm nhỏ: bàn giao tiền quầy sao cho khỏi cãi nhau?

Muốn lần lại cho rõ, cần ghi ngay lúc giao ca. Một tờ giấy dùng thống nhất cũng có thể bắt đầu được.

Đầu ca: cùng đếm tiền thực nhận

Người giao và người nhận cùng đếm tiền trong quầy. Ghi giờ, số tiền và tên hai người. Tiền lẻ để thối khách cũng nằm trong số này.

Khoản chủ tiệm vừa lấy ra hoặc bỏ thêm phải ghi riêng. Đừng gộp tiền nhà vào quầy rồi mong cuối ngày nhớ hết.

Trong ca: tiền ra, tiền vào đều có dòng ghi

Bán hàng thu tiền mặt thì ghi theo sổ hoặc hệ thống đang dùng. Khoản ngoài bán hàng, như chủ bổ sung tiền lẻ, cần ghi lý do riêng.

Lấy tiền quầy trả hàng, hoàn tiền mặt cho khách hoặc nộp tiền cho chủ: ghi số tiền, giờ và người nhận. Giữ phiếu liên quan để cuối ca đối chiếu. Không ghi thêm lần nữa khoản đã nằm trong báo cáo.

Cuối ca: tính số phải có rồi đếm thật

Chỉ tính những khoản thực sự làm tăng hoặc giảm tiền mặt trong quầy. Đơn chưa thu tiền không được cộng như đã thu.

Ví dụ này không có khoản ra/vào nào khác. Thực tế có thêm thì ghi đủ trước khi tính. Tiền chuyển khoản theo dõi riêng, tránh đếm hai lần.

Lệch tiền: kiểm lại, đừng vội quy lỗi

Cùng đếm lại theo từng mệnh giá. So các khoản chi, hoàn tiền và đơn ghi nhầm phương thức thanh toán. Ghi số phải có, số đếm thật và phần chênh lệch.

Nếu chưa rõ nguyên nhân, để trạng thái “chờ kiểm”, ghi người phụ trách và giờ kiểm tiếp. Không sửa số cho khớp hoặc tự kết luận ai lấy tiền khi chưa có căn cứ.

Làm ngay ở ca tới

Chuẩn bị một mẫu chung: giờ giao — tiền đầu ca — thu tiền mặt — khoản ra/vào khác — số đếm cuối ca — chênh lệch — người giao/nhận.

Thử một ca, xem khoản nào còn khó lần lại rồi bổ sung. Bàn giao rõ để người nhận biết mình nhận gì, người giao biết mình đã giao gì.