Mở thùng thấy thiếu gói: kiểm lại rồi báo nhà cung cấp cho rõ

Hàng vừa về, mở thùng ra thấy số gói ít hơn trên phiếu. Quầy lại đang có khách. Nếu vội cất chung với hàng cũ rồi chỉ nhắn “bên em giao thiếu”, lát nữa muốn kiểm lại cũng khó.

Hãy giữ riêng thùng đang kiểm, ghi số thực nhận và gửi thông tin trong cùng một tin nhắn. Chưa cần kết luận lỗi thuộc về ai.

Đếm lại trước khi báo thiếu

Đặt hàng của thùng đó ở một chỗ, chưa trộn với hàng trên kệ. Nhìn lại tên hàng, quy cách ghi trên thùng và phiếu giao. Kiểm xem phần còn lại có nằm ở kiện khác trong cùng chuyến hay không.

Đếm lần nữa theo từng nhóm nhỏ. Nếu có người phụ, nhờ họ đếm độc lập rồi đối chiếu. Thấy lệch thì ghi đúng con số đang có, đừng sửa số cho khớp phiếu.

Gửi gì để bên giao kiểm tra được?

Chụp nhãn ngoài thùng, hàng đã xếp ra để đếm và dòng tương ứng trên phiếu giao. Giữ lại bao bì cùng ảnh gốc. Khi gửi ảnh giấy tờ, chỉ gửi cho đầu mối xử lý, tránh đưa thông tin riêng lên nhóm đông người.

Tin nhắn nên có mã đơn hoặc ngày giao, tên hàng, số trên phiếu, số thực nhận và phần chênh lệch. Nếu đã lấy vài gói bán trước khi kiểm, nói rõ để hai bên tính lại.

Ví dụ minh họa, không phải đơn hàng thực tế:

“Anh/chị kiểm tra giúp em đơn giao sáng nay. Mặt hàng A ghi 20 gói, em đếm lại được 18 gói, đang lệch 2 gói. Em gửi kèm ảnh thùng, hàng và phiếu. Nhờ anh/chị đối chiếu giúp, rồi báo em cách xử lý nhé.”

Đã báo rồi vẫn cần một dòng theo dõi

Ghi lại ai đang tiếp nhận và lúc nào sẽ phản hồi. Nếu bên giao cần kiểm tra kho, hỏi mốc trả lời phù hợp; đừng tự hiểu “để anh xem” là đã đồng ý giao bù.

Chỉ ghi hoàn tất khi hai bên đã thống nhất phương án. Nếu giao bổ sung, ghi số lượng và chuyến dự kiến; khi nhận được thì kiểm lại rồi đóng việc. Nếu xử lý cách khác, lưu nội dung xác nhận cùng đơn gốc.

Trong sổ theo dõi hàng, ghi số đã nhận thực tế; phần chờ bổ sung để riêng. Bài này là gợi ý phối hợp nhận hàng, không thay thỏa thuận giao nhận đã có.

Kết quả cần đạt là một việc rõ ràng: biết đang lệch bao nhiêu, ai kiểm tra và khi nào chốt. Thùng kế tiếp về, cứ dùng lại cột “Thực nhận” ấy.